Zeit ist für jeden Künstler ein wertvolles Gut. Je mehr Sie malen und je geschäftiger Sie werden, desto mehr müssen Sie sich auf Tools verlassen, um die geschäftlichen Details Ihres Lebens in Ordnung zu halten. Organisierte Künstler erleichtern sich das Leben. Wie Sie die verschiedenen Facetten Ihres Kunstgeschäfts organisieren, ist nicht ganz so wichtig wie die Tatsache, dass Sie organisieren und das System für Sie funktioniert. Denken Sie über die folgenden Richtlinien nach und sehen Sie, wie diese Ihnen dabei helfen können, die Dinge schneller in die Hand zu nehmen, zur Steuerzeit einige Stunden freizugeben oder Sie bei der Präsentation eines professionelleren Images zu unterstützen.
Inventar aufnehmen
Das Erstellen eines Inventars Ihrer Arbeit besteht lediglich darin, eine Geschichte Ihrer Bilder zu erstellen, einschließlich des Mediums, der Oberfläche, der Größe, des Titels usw. jedes einzelnen. Sie können diese Informationen auf einfachen Karteikarten, in einem Loseblattordner mit einer Seite pro Gemälde oder als Computerdatei speichern, die Ihre Kunstwerke nach Themen oder Medien sortiert.
Unabhängig davon, welches System Sie verwenden, ist es am hilfreichsten, jedem Gemälde einen Titel zu geben, der sowohl einfach als auch beschreibend ist. Wenn Sie nur "Ohne Titel" verwenden, hilft dies weder Ihnen noch dem Betrachter. Stellen Sie sich vor, Sie würden darüber informiert, dass Untitled einen wichtigen Preis gewonnen hat, aber Sie können sich nicht auf intelligente Weise mit dem Ausstellungsleiter darüber unterhalten, da Sie sich nicht erinnern können, welchen Untitled Sie eingereicht haben. Wie peinlich ist das? Durch die Benennung der einzelnen Werke können Sie auch Ihre Galerieverkäufe auf Papier leicht identifizieren und den Zuschauern helfen, Ihre Botschaft zu übermitteln.
Mehrere Künstler, mit denen ich gesprochen habe, weisen jedem Gemälde auch eine Nummer in einem codierten System zu, basierend auf der jährlichen Ausgabe und dem Monat / Jahr der Fertigstellung. Mit diesem System können sie Bilder mit ähnlichen Themen verfolgen und ihre Dias und Fotoaufzeichnungen mit denselben Nummern besser organisieren. Je detaillierter Ihre Unterlagen sind, desto hilfreicher werden Sie in Zukunft sein.
Die in Florida lebende Aquarellkünstlerin und Lehrerin Judi Wagner hat ein Kunstinventar-Notizbuch erstellt, das 8 × 11 Blatt Papier enthält, um alle erforderlichen Informationen zu jedem Gemälde zu protokollieren, wenn sie es fertigstellt. Sie zeichnet eine kurze Skizze auf die Seite und ersetzt diese später durch eine Momentaufnahme. Sie zeichnet auch den Titel des Gemäldes, die Codenummer (Jahr und Gemäldenummer), das Medium, die Größe, den Ort der Galerie, das Datum der Ausstellung und den Preis auf. Jedes Mal, wenn die Arbeit an eine Ausstellung verschickt wird, listet sie die Ausstellung und die Daten auf. Sie lässt Platz für Käuferinformationen (Name, Adresse und Schecknummer) und einen weiteren Platz für Kommentare. Ihr Kunstinventar-Notizbuch enthält auch einen Abschnitt, in dem sie diese Seiten nach dem Verkauf der Bilder verschiebt.
Ein weiteres großartiges System ist ein Karteikartenkatalog. Der Landschaftskünstler Loring Coleman aus Harvard, Massachusetts, verwendet 6 × 8-Karteikarten, um sein Inventar zu organisieren und ihm zu helfen, Werke zu finden, die in seiner 65-jährigen Karriere entstanden sind. Seine Hauptkatalogkarten enthalten dieselben Informationen wie Wagners Notizbuchseiten, aber er ordnet sie alphabetisch nach den Titeln der Werke. Anschließend vergleicht er diese Karten mit seinen Aktenschubladen, in denen er Skizzen, Schnappschüsse und so umfangreiche Details wie das Gewicht des verwendeten Papiers, den Preis eines Rahmens und die Kosten für Verbrauchsmaterial speichert. All diese Informationen helfen ihm sowohl bei seinen Steuern als auch, wenn er zurückblickt, um sich daran zu erinnern, wie er einen bestimmten Effekt erzielt hat.
Der Pastellkünstler Tom Sierak nutzt seinen Computer sowohl für die Bestandsaufnahme als auch für die Buchhaltung. Der Künstler aus Dracut, Massachusetts, sagt, er könne mit dem Computer seine Bilder viel effektiver und effizienter vermarkten. Er verlässt sich auf QuarkXpress und Adobe Photoshop, um seine Abzüge zu speichern und zu optimieren, und auf QuickBooks, um Bestellungen zu bearbeiten und Geschäftsanalysen durchzuführen. Er zeichnet die Standardinformationen zu jedem Gemälde auf, und der Computer kann Rechnungen drucken oder Diagramme erstellen, um einen Überblick über sein Geschäft zu erhalten. Er zeichnet Kreditkarteninformationen aus dem Verkauf seiner Originale und Reproduktionen auf und speichert alle Transaktionen in separaten Ordnern für jede Galerie, jeden Lieferanten, Drucker oder jede Werkstatt. Somit hat er die Fakten, die er zum Steuerzeitpunkt benötigt, immer zur Hand. Unterwegs hat er alle notwendigen Unterlagen für Galeriesendungen und den Direktvertrieb erstellt. Zur Steuervorbereitung lädt er einfach die Finanzinformationen des Jahres von QuickBooks auf eine Diskette für seinen Buchhalter herunter.
Pass auf die Bilder auf
Achten Sie beim Verfolgen Ihrer Bilder darauf, dass Sie dies auch für Ihre Fotos, Dias und Transparentfolien tun. Beispielsweise kann eine Zeitschrift oder Zeitung Bilder Ihres Kunstwerks anfordern, um einen Artikel über Sie zu begleiten oder eine bevorstehende Veranstaltung anzukündigen. Coleman bewahrt sowohl Dias als auch Transparentfolien seiner Arbeiten in Kartons auf und klebt Fotodrucke mit Nahaufnahmen auf seine 6 × 8-Masterkarten.
Wenn Sie Ihre Fotos, Dias und größeren Transparentfolien speichern möchten, haben Sie verschiedene Möglichkeiten: Ordner, Kartons, Festplatten oder CD-ROMs oder in Plastikhüllen in Ordnern. Als zusätzliche Sicherheit empfiehlt es sich jedoch, Transparentfolien und Fotodatenträger an einem feuerfesten Ort aufzubewahren und Ihre Sicherungskopien und Finanzunterlagen in einem Schließfach oder an einem anderen sicheren Ort aufzubewahren, falls im Studio ein Feuer ausbricht.
Quittungen speichern
Möglicherweise erhalten Sie Hilfe von einem Buchhalter oder einem Ehepartner, um Zahlen zu ermitteln. Oder Sie führen nach erfolgreichen Shows oder Galerieausstellungen ein laufendes Konto. Sie können sogar bis zum 14. April warten, um die Ausgaben zu überprüfen. Egal für welchen Stil Sie sich entscheiden, Sie möchten alle Geschäftsbelege an einem Ort aufbewahren. Die Quittungen für Rahmen und Zubehör sowie Ihre eigenen Rechnungen können in einen Schuhkarton oder einen großen Umschlag aus Manila gelegt werden. Unabhängig davon, ob es sich um eine Excel-Tabelle oder eine handschriftliche Auflistung handelt, können Sie sich hinsetzen und Ihre geschäftlichen Abläufe präzise abwickeln.
Wagner reist häufig zwischen ihren Studios in Maine und Florida und unterrichtet Workshops in den USA und im Ausland. Um all das im Auge zu behalten, erstellt sie einen Umschlag, in dem alle kunstbezogenen Reisekosten erfasst werden. Unterwegs legt sie ihre Quittungen im entsprechenden Tagesumschlag ab und notiert alle Ausgaben, von der Mautstelle bis hin zu Flugtickets und Mahlzeiten. Sie hat alle finanziellen Details ihrer Geschäftskonten zwischen ihrem Inventarheft und ihren Umschlägen mit den Reisequittungen.
Kontakte organisieren Der wahrscheinlich einfachste Weg, Zeit zu sparen, ist eine Datei mit Namen und Nummern Ihrer kunstbezogenen Kontakte. Ihr Netzwerk aus Künstlerfreunden, Galerie-Kontakten und anderen Fachleuten kann alphabetisch nach Karten sortiert werden, die Sie regelmäßig aktualisieren oder sogar in einem Ordner für Visitenkarten ablegen. Durch das einfache Auffinden von Kontaktinformationen können Sie sich auf das Malen konzentrieren und müssen nicht mehr nach dem Papier suchen, auf dem Sie eine Nummer gekritzelt haben.
Umfangreicher als eine Telefondatei, aber genauso nützlich und einfach zu erstellen, ist Ihre Mailingliste. Um Personen zu identifizieren, die an Ihrer Arbeit interessiert sind, und um sich an Ihre etablierten Kunden zu erinnern, können Sie eine Liste in Microsoft Word, in einer Tabelle oder in einem Notizbuch erstellen. Besucher Ihrer Galerie oder Ihres Kunstfestivals sowie Studenten in Workshops sind potenzielle Kunden, die auf Ihrer Mailingliste stehen. Die Informationen, die Sie aufzeichnen möchten, sind Name, Adresse, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Präferenz für Kontaktaufnahme und Kundentyp (Käufer, Galerie, lokale Medien, freie Schriftsteller usw.). Sobald Sie diese Listen haben, können Sie E-Mails oder Etiketten erstellen, um Postkarten mit Informationen zu bevorstehenden Shows, Workshops oder Preisen zu versenden.